Het organiseren van een congres

organiseren van een Congres

Het organiseren van een congres is een goede manier om verbinding tussen jouw organisatie en de doelgroep te maken. Echter is het organiseren van een inspirerend congres niet zomaar gedaan en komt er nogal wat bij kijken. Waar moet je allemaal aan denken? Wij vertellen het jouw in onze blog.

Wat is een congres?

Een congres is een fysieke, informatieve bijeenkomst en staat in het teken van netwerken en het delen van kennis over een bepaald onderwerp. Het is altijd een zakelijke bijeenkomst. Bij een congres komen mensen, relaties of belanghebbende bij elkaar om gedachten te wisselen, betrokken te raken, mee te denken of om kennis te maken met iets nieuws. Het draagt bij aan de binding met relaties, medewerkers en andere stakeholders.

Waarom organiseer je een congres

Het organiseren van een congres is vaak een belangrijke gebeurtenis in de activiteiten van een organisatie. Zoals hierboven al even genoemd, een congres draagt bij aan de binding met relaties, medewerkers en andere stakeholders. Je kunt kennis met ze delen en een discussie opstarten, maar ook netwerken is een belangrijk onderdeel. Een congres kan verschillende doelen hebben. Zo kan het doel zijn om mensen te overtuigen, partners te vormen, meer verkopen te genereren of het delen van kennis over een bepaald onderwerp. Eén ding is in ieder geval zeker: elke bezoeker gaat naar huis met nieuwe informatie en stof om over na te denken.

Hoe organiseer ik een inspirerend congres?

Het succes van een congres valt of staat met de invulling van het programma. Is die invulling niet interessant? Dan zullen je bezoekers afhaken of je volgende congres/evenement niet meer bezoeken. Variatie en inspiratie in het programma is daarom van essentieel belang. Ongeacht het doel van het congres. Kies voor een afwisseling in het programma, in plaats van enkel en alleen lezingen. Ga bijvoorbeeld voor een mix van lezingen, workshops, muziek en video. Verras de bezoeker zodat het niet saai wordt.

Omdat wij jou graag op weg helpen bij het organiseren van een congres hebben wij een korte lijst met tips opgesteld waar jij rekening mee kan houden bij het organiseren van een congres:

  • Begin op tijd met het organiseren. Het organiseren van een congres kost veel tijd. Begin hierom op tijd met de organisatie. Denk hierbij aan de datum van het congres, de locatie, de tijden waarop het congres plaats zal vinden, sprekers die aanwezig zullen zijn en de aankleding van de locatie.
  • Een goed en realistisch programma. Eén van de grootste ergernissen van bezoekers van een congres is wanneer het programma uitloopt. De bezoeker heeft niet de alle tijd en houdt rekening met de tijden die te vinden zijn op het programma. Wanneer iets uitloopt raken bezoekers vaak geïrriteerd en zijn ze meer met de tijd bezig dan met het congres zelf.
  • Een verassend programma. Zoals al even genoemd is de invulling van het programma essentieel voor een goed congres. Zorg voor interactie met het publiek. Nodig de juiste sprekers uit. Zorg voor een rode raad in je congres. Ga voor een mix van lezingen, workshops, muziek en video. Verras de bezoeker!
  • Oplaadpunt. Tegenwoordig is iedereen de hele dag bezig met zijn telefoon, dit zal ook tijdens het congres gebeuren. Er is een grote vraag naar oplaadpunten, dus speel hier ook op in. Mensen gebruiken hun telefoon veelvuldig voor het checken van updates en om contactgegeven uit te wisselen. Belangrijke momenten op een congres en waar je dus absoluut geen lege batterij bij kan gebruiken.
  • Content generator. Een congres is een echte content generator. Zo kun je voor het congres één van de sprekers interviewen en dit delen via sociale media. Of neem een podcast op met de sprekers van het congres en deel deze met de doelgroep. Ook voor mensen die niet aanwezig waren tijdens het congres kan de informatie nuttig zijn.  Deel dus ook na je evenement informatie in de vorm van bijvoorbeeld een blog.

Congresbureau Eventvisie

Heb jij zelf niet de tijd en capaciteit om je congres zelf te organiseren? Laat de organisatie dan over aan een professioneel congresbureau. Dankzij onze ervaring en kennis weten wij precies hoe wij een spraakmakend en inspirerend congres moeten organiseren. Wij verzorgen niet alleen het congres zelf, maar hebben een crossmediale aanpak.

Wij zorgen dat alles klopt rondom en tijdens het congres. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de uitnodiging, uitingen op sociale media, een brochure, bijzondere sprekers en de bedankt mail na afloop van het congres.

Benieuwd naar wat wij voor jouw congres kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *