Het organiseren van een duurzaam evenement!

duurzame evenementen

Steeds meer mensen realiseren zich dat de aandacht voor onze planeet geen wens meer is maar een voorwaarde. Ook bij het organiseren van een evenement wordt dit steeds belangrijker. De vraag naar groene locaties, geen voedselverspilling en een duidelijk recycling/afvalbeleid groeit hard. Wij interviewen Sonja Schaefers, eigenaresse van XR Events, om alles te weten te komen over het organiseren van duurzame evenementen. Zij organiseert en verduurzaamt evenementen en geeft daarnaast advies aan bedrijven over hoe zij kunnen verduurzamen.

Wat houdt een duurzaam evenement volgens jou in?
‘Evenementen verduurzamen. Een evenement helemaal duurzaam maken moet op ieder niveau doorgevoerd worden. Het begint natuurlijk altijd bij het plan. Bij een écht duurzaam evenement worden bij alle schakels duurzame en bewuste keuzes gemaakt.’

Hoe belangrijk is het dat bij de organisatie van een evenement rekening wordt gehouden met duurzaamheid?
‘Heel belangrijk natuurlijk! Juist nu. Acht jaar geleden begonnen mensen met het organiseren van duurzame evenementen. Het is begonnen bij de festivals. Het festival DGTL bijvoorbeeld is een heel mooi voorbeeld hiervan. Dit is vervolgens doorgestroomd naar de business to business markt. Wat ik vooral zie is dat locaties heel erg bezig zijn met verduurzamen, maar dat de eventmanagers daar een beetje in achter blijven. Wel proberen ze het, zoals het kiezen van een duurzame locatie, maar daar blijft het dan vaak wel bij.’

Op welke onderdelen kan het beste rekening gehouden worden met duurzaamheid?
Bijvoorbeeld de ligging van de locatie. Kijk goed naar de doelgroep, welke mensen komen er en van waar moeten zij komen. Vanuit daar kan je bepalen wat de meest gunstige ligging is. Houdt er bijvoorbeeld rekening mee dat het makkelijk te bereiken is met het openbaar vervoer, of dat er bijvoorbeeld een shuttle bus is die vanaf een parkeerplaats groepen mensen heen en weer brengt. Ook voeding is een belangrijk onderdeel. Ga samen om tafel met de cateraar en de locatiemanager. Kijk er bijvoorbeeld eens naar of het menu veganistisch kan of vegetarisch. En kijk naar de goodiebags die eventueel weggegeven worden. Hier zitten vaak een hoop spulletjes in zoals goodies, t-shirts enz. Is dit wel écht nodig? Zal de bezoeker hier blij mee zijn? Kijk eens naar duurzamere opties of laat de goodiebag helemaal weg.’

Op welke manier draag je bij aan een betere wereld door het organiseren van een duurzaam evenement?
‘Evenementen zullen altijd blijven bestaan, we willen met elkaar in contact komen en verbinden. Dus door een evenement te verduurzamen realiseer je al impact. Maar door bewuster te communiceren, maak je mensen/bezoekers bewuster van het feit dat het ook op een duurzame manier kan. Kleine aanpassingen, zijn ook aanpassingen en iedere stap is er één.

Stel iemand wilt nu graag een duurzaam evenement organiseren, hoe kan je dit nou het beste doen?
‘Als eventmanager moet je allereerst aan tafel gaan met de opdrachtgever om te kijken op welke punten er verduurzaamt kan worden. Vervolgens is het van belang om met de mensen waarmee je gaat samen werken, denk aan de locatiemanager, de cateraar, te bespreken wat de mogelijkheden zijn. Zij zijn specialist en weten precies hoe je het beste kan verduurzamen. Door bijvoorbeeld een duurzame locatie te kiezen of te gaan voor een vegetarisch menu. Wel is het belangrijk dat je altijd alle keuzes die je maakt, afstemt op de doelgroep. Zij moeten zich tenslotte vermaken op het evenement. Het is eigenlijk helemaal niet zo moeilijk haha!’

Maar, kost het niet veel geld en tijd om een duurzaam evenement te organiseren?
De kosten kunnen hoger zijn, maar dit hoeft niet. Het ligt heel erg aan de keuzes die gemaakt worden en wat natuurlijk bij de doelgroep past. Het is wel zo dat het in het voortraject wat meer tijd zal kosten, maar dit is bij alles dat je voor de eerste keer doet. Het kost tijd op bepaalde dingen uit te zoeken.  En zoals eerder gezegd, leveranciers zijn expert op gebied van hun eigen product, dus ga met hen in gesprek.’

Wat zijn volgens jou trends en ontwikkelingen op gebied van duurzame evenementen?
‘Het organiseren van online evenementen zal heel erg gaan groeien, ook duurzame evenementen. Want, moet je wel die tien man naar een congres laten komen of kunnen die ook gewoon online deelnemen aan het evenement? Vooral de combinatie tussen live evenementen en online evenementen zal erg gaan groeien.’

Tenslotte, verwacht jij dat de Coronacrisis invloed gaat hebben op duurzame evenementen? Zal het virus het verduurzamen van evenementen kunnen versnellen?
‘Ja, juist vanwege het feit dat het momenteel heel veel evenementen online georganiseerd worden. Bedrijven pakken dit echt heel erg snel op. Wat natuurlijk zorgt voor minder mensen die naar een evenement toe reizen met de auto, geen voedsel dat geconsumeerd wordt op een evenement en er hoeft geen energie verbruikt te worden voor een evenement. Maar de crisis heeft ook een keerzijde denk ik. Eventmanagers gaan nadenken over hoe zij een evenement kunnen organiseren die voldoet aan de standaarden van de 1,5 meter samenleving. Dit zou wellicht betekenen dat bijvoorbeeld bestek of hapjes allemaal apart verpakt moeten gaan worden i.v.m. besmettingsgevaar. Dit zorgt weer voor veel meer afval. Daarnaast denk ik dat veel mensen niet met het openbaar durven, ook dit i.v.m. besmettingsgevaar, en vervolgens liever met de auto gaan. Dit zal weer voor meer vervuiling gaan zorgen. Het heeft denk ik dus zeker een positieve kant, maar ook punten waar ik een beetje bang voor ben.’

Duurzaamheid bij Eventvisie

Ook wij van Eventvisie vinden duurzaamheid erg belangrijk en houden hier dan ook altijd rekening mee bij de organisatie van evenementen. Wij werken nauw samen met opdrachtgevers en leveranciers om een zo duurzaam mogelijk evenement te kunnen organiseren die aansluit bij de doelgroep. Een evenement met impact!

Op onze themapagina over duurzaamheid vind jij wat wij precies aan duurzaamheid doen. Neem eens een kijkje!

Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *