Steeds meer mensen realiseren zich dat de aandacht voor onze planeet geen wens meer is maar een voorwaarde. Ook bij het organiseren van een evenement wordt dit steeds belangrijker. De vraag naar groene locaties, geen voedselverspilling en een duidelijk recycling/afvalbeleid groeit hard. Wij interviewen Sonja Schaefers, eigenaresse van XR Events, om alles te weten te komen over het organiseren van duurzame evenementen. Zij organiseert en verduurzaamt evenementen en geeft daarnaast advies aan bedrijven over hoe zij kunnen verduurzamen.

Wat houdt een duurzaam evenement volgens jou in?
‘Evenementen verduurzamen. Een evenement helemaal duurzaam maken moet op ieder niveau doorgevoerd worden. Het begint natuurlijk altijd bij het plan. Bij een écht duurzaam evenement worden bij alle schakels duurzame en bewuste keuzes gemaakt.’

Hoe belangrijk is het dat bij de organisatie van een evenement rekening wordt gehouden met duurzaamheid?
‘Heel belangrijk natuurlijk! Juist nu. Acht jaar geleden begonnen mensen met het organiseren van duurzame evenementen. Het is begonnen bij de festivals. Het festival DGTL bijvoorbeeld is een heel mooi voorbeeld hiervan. Dit is vervolgens doorgestroomd naar de business to business markt. Wat ik vooral zie is dat locaties heel erg bezig zijn met verduurzamen, maar dat de eventmanagers daar een beetje in achter blijven. Wel proberen ze het, zoals het kiezen van een duurzame locatie, maar daar blijft het dan vaak wel bij.’

Op welke onderdelen kan het beste rekening gehouden worden met duurzaamheid?
Bijvoorbeeld de ligging van de locatie. Kijk goed naar de doelgroep, welke mensen komen er en van waar moeten zij komen. Vanuit daar kan je bepalen wat de meest gunstige ligging is. Houdt er bijvoorbeeld rekening mee dat het makkelijk te bereiken is met het openbaar vervoer, of dat er bijvoorbeeld een shuttle bus is die vanaf een parkeerplaats groepen mensen heen en weer brengt. Ook voeding is een belangrijk onderdeel. Ga samen om tafel met de cateraar en de locatiemanager. Kijk er bijvoorbeeld eens naar of het menu veganistisch kan of vegetarisch. En kijk naar de goodiebags die eventueel weggegeven worden. Hier zitten vaak een hoop spulletjes in zoals goodies, t-shirts enz. Is dit wel écht nodig? Zal de bezoeker hier blij mee zijn? Kijk eens naar duurzamere opties of laat de goodiebag helemaal weg.’

Op welke manier draag je bij aan een betere wereld door het organiseren van een duurzaam evenement?
‘Evenementen zullen altijd blijven bestaan, we willen met elkaar in contact komen en verbinden. Dus door een evenement te verduurzamen realiseer je al impact. Maar door bewuster te communiceren, maak je mensen/bezoekers bewuster van het feit dat het ook op een duurzame manier kan. Kleine aanpassingen, zijn ook aanpassingen en iedere stap is er één.

Stel iemand wilt nu graag een duurzaam evenement organiseren, hoe kan je dit nou het beste doen?
‘Als eventmanager moet je allereerst aan tafel gaan met de opdrachtgever om te kijken op welke punten er verduurzaamt kan worden. Vervolgens is het van belang om met de mensen waarmee je gaat samen werken, denk aan de locatiemanager, de cateraar, te bespreken wat de mogelijkheden zijn. Zij zijn specialist en weten precies hoe je het beste kan verduurzamen. Door bijvoorbeeld een duurzame locatie te kiezen of te gaan voor een vegetarisch menu. Wel is het belangrijk dat je altijd alle keuzes die je maakt, afstemt op de doelgroep. Zij moeten zich tenslotte vermaken op het evenement. Het is eigenlijk helemaal niet zo moeilijk haha!’

Maar, kost het niet veel geld en tijd om een duurzaam evenement te organiseren?
De kosten kunnen hoger zijn, maar dit hoeft niet. Het ligt heel erg aan de keuzes die gemaakt worden en wat natuurlijk bij de doelgroep past. Het is wel zo dat het in het voortraject wat meer tijd zal kosten, maar dit is bij alles dat je voor de eerste keer doet. Het kost tijd op bepaalde dingen uit te zoeken.  En zoals eerder gezegd, leveranciers zijn expert op gebied van hun eigen product, dus ga met hen in gesprek.’

Wat zijn volgens jou trends en ontwikkelingen op gebied van duurzame evenementen?
‘Het organiseren van online evenementen zal heel erg gaan groeien, ook duurzame evenementen. Want, moet je wel die tien man naar een congres laten komen of kunnen die ook gewoon online deelnemen aan het evenement? Vooral de combinatie tussen live evenementen en online evenementen zal erg gaan groeien.’

Tenslotte, verwacht jij dat de Coronacrisis invloed gaat hebben op duurzame evenementen? Zal het virus het verduurzamen van evenementen kunnen versnellen?
‘Ja, juist vanwege het feit dat het momenteel heel veel evenementen online georganiseerd worden. Bedrijven pakken dit echt heel erg snel op. Wat natuurlijk zorgt voor minder mensen die naar een evenement toe reizen met de auto, geen voedsel dat geconsumeerd wordt op een evenement en er hoeft geen energie verbruikt te worden voor een evenement. Maar de crisis heeft ook een keerzijde denk ik. Eventmanagers gaan nadenken over hoe zij een evenement kunnen organiseren die voldoet aan de standaarden van de 1,5 meter samenleving. Dit zou wellicht betekenen dat bijvoorbeeld bestek of hapjes allemaal apart verpakt moeten gaan worden i.v.m. besmettingsgevaar. Dit zorgt weer voor veel meer afval. Daarnaast denk ik dat veel mensen niet met het openbaar durven, ook dit i.v.m. besmettingsgevaar, en vervolgens liever met de auto gaan. Dit zal weer voor meer vervuiling gaan zorgen. Het heeft denk ik dus zeker een positieve kant, maar ook punten waar ik een beetje bang voor ben.’

Duurzaamheid bij Eventvisie

Ook wij van Eventvisie vinden duurzaamheid erg belangrijk en houden hier dan ook altijd rekening mee bij de organisatie van evenementen. Wij werken nauw samen met opdrachtgevers en leveranciers om een zo duurzaam mogelijk evenement te kunnen organiseren die aansluit bij de doelgroep. Een evenement met impact!

Op onze themapagina over duurzaamheid vind jij wat wij precies aan duurzaamheid doen. Neem eens een kijkje!

Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wij maken duurzaamheid zichtbaar

Het organiseren van een duurzaam evenement

Steeds meer mensen realiseren zich dat de aandacht voor onze planeet geen wens meer is maar een voorwaarde. Ook bij het organiseren van een duurzaam evenement wordt dit steeds belangrijker. De vraag naar groene locaties, geen voedselverspilling en een duidelijk recycling/afvalbeleid groeit hard. Ook wij van Eventvisie vinden duurzaamheid een belangrijk aspect. Wij inspireren jouw graag met een aantal tips over hoe jij een duurzaam evenement kan organiseren.

De uitdaging van de 21e eeuw voor de mensheid is om tegemoet te komen aan de behoeften van iedereen binnen de middelen van de planeet. Met andere woorden, om ervoor te zorgen dat niemand tekort schiet op de essentie van het leven (van voedsel en huisvesting tot gezondheidszorg en politieke stem), terwijl we er tegelijkertijd voor zorgen dat we niet voorbij schieten aan de levens ondersteunende systemen van de aarde, waar we fundamenteel van afhankelijk zijn.” – Kate Raworth, Donuteconomie

Kies een duurzame locatie

De keuze van de locatie bepaalt de sfeer en aantrekkelijkheid van het evenement en heeft bovendien een groot aandeel in de keuze voor duurzaamheid. Kijk hiervoor bijvoorbeeld op de website van Green Key. Dit een erkend keurmerk voor duurzame locaties. Daarnaast is een goed vindbare en met het openbaar vervoer goed bereikbare locatie niet alleen publieksvriendelijk, maar ook milieuvriendelijk. Wereldwijd is mobiliteit verantwoordelijk voor een kwart van alle uitstoot van broeikasgassen. Hoe de evenementenbranche momenteel reist, laat een enorme voetafdruk achter. Wij stimuleren dan ook het gebruik van openbaar vervoer of het gezamenlijk naar de locatie toe komen.

Verminder het gebruik van energie

Een evenement kan niet zonder stroom. Bij de inzet of aanschaf van apparatuur is het meewegen van het energieverbruik een belangrijke stap in de richting van een duurzaam evenement. Zo zijn er bijvoorbeeld koelapparatuur en audiovisuele apparatuur in verschillende energieklassen te huur.

“Er zijn grote veranderingen gaande qua energiebeheer op evenementen. Slimmere, efficiëntere toepassingen en nieuwe technologieën maken het voor alle soorten evenementen mogelijk om hun energieverbruik, uitstoot en kosten drastisch te verminderen.” – Chris Johnson, Powerful Thinking

Kies voor seizoensgebonden producten

In onze huidige economie heeft de productie, distributie en consumptie van voedsel een hele grote impact op het milieu. Het is een grote stap voorwaarts als evenementen plantaardig, lokaal en biologische producten op het menu zetten en daarbij ook afval weten te voorkomen.
Verspilling van voedsel is natuurlijk erg zonde en slecht voor het milieu. Wereldwijd wordt ongeveer een derde van al het geproduceerde voedsel weggegooid of verspild. Ga dit tegen door vooraf goed inzicht te krijgen in de benodigde hoeveelheden. Laat de gasten zich bijvoorbeeld van te voren aanmelden en houd rekening met een bepaald aantal gasten dat niet op komt dagen.

Bovendien kan het de gasten van een evenement inspireren om dagelijkse gewoontes aan te passen, aangezien eten en drinken een groot onderdeel vormen van hun ervaring.

Let op het geluid

Het geluid van een evenement heeft invloed op de leefomgeving van mens en dier. Geluidsoverlast kan tot kilometers ver ervaren worden. Ook de risico’s voor de bezoekers mag niet onderschat worden. Zo houden wij bij het organiseren van evenementen altijd rekening met de geluidsnormen die op een bepaalde locatie gelden.

Communiceer online

Maak zo min mogelijk gebruik van papier en communiceer zo veel mogelijk informatie online. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de bezoekers het toegangsticket via de mail krijgen en deze kunnen laten scannen via de telefoon bij aankomst. Stuur daarnaast de offertes via de mail in plaats van via de post. Hier bespaar je weer papier mee!

Evenement als effectief platform

Evenementen zijn, op vele manieren, een soort mini-maatschappijen: in slecht een aantal dagen worden complete ‘steden’ opgebouwd en weer afgebouwd. En net zoals in steden brengt dit uitdagingen met zich mee op gebied van duurzaamheid. Doordat evenementen tijdelijk zijn, dienen ze als een soort proef.

Zo hebben evenementen grote potentie om verandering bij de bezoekers teweeg te brengen. Ze kunnen bezoekers bewuster maken en het gedrag beïnvloeden inclusief artiesten, crew en leveranciers. Door een duurzaam beleid te implementeren en de betrokkenen van elkaar te laten leren, kunnen evenementen een begin zijn voor een blijvende sociale, culturele, institutionele en technologische veranderingen. Een evenement is een zeer effectief platform om kennis over te dragen, innovatie te bevorderen en de maatschappij te ontwikkelen.

Duurzaamheid bij Eventvisie

Zoals uit bovenstaande punten al blijkt zijn wij van Eventvisie ook zeer bewust bezig met duurzaamheid bij het organiseren van een evenement. Op onze thema pagina over duurzaamheid vind jij wat wij precies aan duurzaamheid doen. Neem eens een kijkje of neem met ons contact op over duurzaamheid.