Wat is een hybride evenement?

Een hybride evenement is een fysiek evenement, die tegelijkertijd ook online uitgezonden wordt en achteraf online te volgen is via een webcast. Bij een hybride evenement wordt het fysieke programma aangevuld met een interactief, online onderdeel. De essentie van een hybride evenement is dat zowel een fysiek als een online publiek op hetzelfde moment, dezelfde ervaring of inhoud tot zich kunnen nemen vanaf verschillende locaties.
Bezoekers van de online uitzending van het evenement kunnen interactief deelnemen aan het evenement, wat zorgt voor meer verbinding en betrokkenheid bij de deelnemers.

De voordelen van een hybride evenement

Er gaat niets boven de kracht van een fysieke ontmoeting. Maar het is niet altijd voor iedereen mogelijk om ook fysiek aanwezig te zijn bij een evenement. Om deze reden is een hybride evenement de perfecte uitkomst. Een online deel van een evenement zal de fysieke deelname dan ook niet verminderen. Integendeel! Mensen die niet fysiek aanwezig kunnen zijn of nog twijfelen of het evenement wel interessant genoeg is, kunnen het evenement toch online bijwonen.

Uit onderzoek blijkt zelfs dat het aantal deelnemers aan je evenement kan viervoudige door er een hybride evenement van te maken. Bezoekers die het evenement bijwonen kunnen dit online doen achter hun PC of tablet in elk land ter wereld.  Hierdoor wordt het bereik enorm vergroot.
Ook kan het evenement gedeeld worden via sociale media zoals LinkedIn en Facebook.

De onderdelen van een hybride evenement

Een typische online uitzending van een hybride evenement ziet er zo uit:

• Een preview waarin de context en het onderwerp worden geïntroduceerd. Ook kunnen je het publiek hier laten weten welke interessante sprekers aanwezig zullen zijn. Of om juist onderdelen van het evenement of congres in beeld te brengen die op een ander tijdstip plaatsvinden.
• Dan begint het programma, met eventueel de mogelijkheid om het online publiek interactief mee te laten doen aan het evenement. Zo zouden ze bijvoorbeeld vragen kunnen stellen tussendoor. De online mediator kan deze vragen inbrengen namens de online kijkers en ze stellen aan de spreker.
• De afsluiting. Hier is het bijvoorbeeld mogelijk om een exclusieve Q&A met de spreker te houden, speciaal voor het online publiek. Vervolgens wordt het online publiek bedankt voor de aanwezigheid en wordt de online uitzending afgesloten.

De voorwaarden voor en succesvol hybride evenement

Waar moet een hybride evenement nou aan voldoen om succesvol te zijn? Juist online is het essentieel om het publiek te verleiden en inspireren. Er is immers maar één klik nodig om de online uitzending van het evenement te verlaten. Wij hebben een aantal punten opgesteld, waar jij rekening mee kan houden bij het organiseren van een hybride evenement.

• Dynamische beelden. Er zijn minimaal drie of vier camera’s aanwezig die vanuit verschillende standpunten registreren. Dit zorgt ervoor dat het publiek écht het gevoel heeft dat hij ‘dichtbij’ de inhoud en de ervaring kan komen. Het schakelen in verschillende shots zorgt ervoor dat de kijker geboeid blijft.
• Interactief. Bedenk hoe het publiek online mee kan doen aan het evenement. Bijvoorbeeld door vragen te stellen die live behandeld worden door de spreker. Maar ook andere vormen van interactie zijn mogelijk, zoals een poll, een quiz of een gezamenlijke brainstorm sessie.
• Beperk de tijd. Als deelnemer van een hybride evenement is het een bijzondere ervaring om te merken dat je met allerlei mensen verspreid over de hele wereld naar dezelfde inhoud zit t kijken. Om de energie te focussen en de aandacht vast te houden, duurt een goed hybride evenement ongeveer twee uur.
• Duidelijk thema. Het is relatief gemakkelijk om publiek te werven op basis van een aansprekend thema. Idealiter is dit een onderwerp dat het meest leeft onder de doelgroep. Zo trek je kijkers die het evenement of congres nog niet kennen, maar na het zien van de online uitzending zeker zullen overwegen om de volgende keer wel fysiek aanwezig te zijn.
• Entertainment. Een goede online uitzending is als een verslag van een voetbalwedstrijd of een moderne talkshow. Er is altijd een spreker, het publiek is er en er is een mediator die bijvoorbeeld de vragen kan stellen aan de spreker die van het online publiek af komen.

Eventvisie maakt jouw hybride evenement zichtbaar!

Wil jij graag een hybride evenement organiseren? Maar weet je niet waar je moet beginnen? Of wil je het liever door een professional laten organiseren? Dankzij de meer dan twintig jaar ervaring die Eventvisie heeft, weten wij als geen ander hoe wij een succesvol en inspirerend hybride evenement moeten organiseren. Wij ondersteunen jou in het gehele proces. Zo bedenken we samen welke interessante spreker op het evenement aanwezig zijn en hoe we de doelgroep gaan bereiken. Maar ook hoe het online publiek interactief mee kan doen aan het evenement. Daarnaast maken we een promotieplan om het evenement onder de aandacht te brengen bij de doelgroep. Zodat de bezoekers en het online publiek een blijvende herinnering houden aan het evenement.

Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.